📝 Operations Lead Meeting Summary

Date: July 25, 2025
Frequency: Monthly
Purpose: Role clarity, communication structure, accountability, and collaboration across operations functions.

👥 Role & Responsibility Highlights

1. Brian – Assistant Support

• Monitors assistant performance and resolves issues before they escalate.

• Present: Wednesday to Saturday.

• Reports to: Mel → Angel → Tyrone (if needed).

• Note: Needs to be notified of assistant issues first before they escalate. Has awareness of scheduling and can help direct people.

2. Angel – Floor Lead

• Keeps technicians busy and the floor running smoothly (includes technician rotations).

• Present: Monday to Saturday.

• Reports to: Mel → Jennifer → Brian (as backup).

• Needs: Backup support on busy service days.

3. Edy – Inventory Lead

• Conducts weekly inventory to prevent low stock.

• Tracks in personal spreadsheet (to be shared).

• Wants help with nail polishes, brushes, and display inventory.

• Reports to: Maria → Mel → Tyrone.

• Project: Wants photos added to ordering system to prevent supply errors.

4. Heather – Schedule Support

• Reviews schedule weekly and daily to plan for staffing needs.

• Helps move things around when call-outs happen.

• Meets with Mel: Twice weekly (Sunday & Wednesday) for alignment.

• Reports to: Mel → Tyrone.

• Issue: Limited access to make schedule changes from mobile devices.

🧩 Cross-Functional Collaboration

Support Gaps

• Mel is tied into every function. If others drop the ball, it lands on her.

• Sunday coverage is a recurring concern:

  • One assistant works alone.

  • High service volume makes the assistant feel overworked.

  • Edy is open to supporting every other Sunday if scheduled.

Time Management & Soak-Off Bottleneck

• Assistants praised overall but need better time management for soak-offs.

• Possible solution: Edy to train Brian to coach assistants on pacing and sequencing.

Inventory System Overhaul

• Tyrone, Heather, Mel, and Edy will work on a simplified process:

  • Keep the spreadsheet.

  • Add product photos to standardize ordering.

  • Possibly create a simple app or automated tool.

🔄 Reporting Structure Map

Assistant Support (Brian): Primary: Mel > Backup Contact: Angel > Secondary Contact: Heather, Edy, Tyrone

Floor Lead Support (Angel): Primary: Mel > Backup Contact: Jennifer > Secondary Contact: Brian

Inventory Lead Support (Edy): Primary: Maria > Backup Contact: Mel > Secondary Contact: Tyrone

Schedule Support (Heather): Primary: Mel > Backup Contact: Tyrone

✅ Checklist: Action Items by Person

Mel

• Hold 2x/week alignment meetings with Heather (Sunday & Wednesday).

• Create a document outlining coverage gaps by day (esp. Sundays, Tuesdays).

• Support Angel on floor issues and rotation clarity.

• Work with Tyrone and Edy on inventory overhaul (add photos, streamline orders).

• Communicate accountability structure to team.

• Add note in system for Edy’s Sunday support rotation.

• Share inventory spreadsheet with Tyrone.

Brian

• Meet with Edy to fully understand assistant task flow and soak-off expectations.

• Set a cadence for assistant check-ins.

• Reinforce assistants reporting issues to him first.

Angel

• Lead floor organization and keep rotation tight.

• Ask for help when overloaded.

• Communicate duties clearly to techs.

• Use Brian for support when needed.

Edy

• Share inventory spreadsheet with Tyrone and Mel.

• Work with Heather to update polish, display, and brush inventory.

• Take/organize product photos for streamlined orders.

• Cover every other Sunday (to be scheduled).

Heather

• Hold 2x weekly planning check-ins with Mel (Sunday & Wednesday).

• Audit schedule weekly and daily.

• Improve call-out coordination and tracking.

• Train with Edy on inventory categorization and visual order prep.

Tyrone

• Help streamline inventory via digital tools or automation.

• Provide support on low-coverage days as needed.

• Monitor and reinforce accountability culture.

• Review Mel’s “coverage gaps” doc and co-develop a rotation or backup plan.

🧠 Accountability Structure

“If I hear about it first, something broke in the chain.” – Tyrone

• Mel is the common thread across all roles.

• Each Lead must:

  • Own their function

  • Report up clearly

  • Keep their team informed

• Accountability flows through the chain, not around it.

🔁 Ongoing Reminders

• Operations Lead meetings will be monthly.

• Coverage, clarity, and consistency are the core goals.

• All gaps should be addressed by planning ahead (esp. Wed–Sat).

• Submit any day-specific requests or support needs to Tyrone in writing.

📝 Resumen de la Reunión de Líderes Operativos – PNL&Co

Fecha: 25 de julio de 2025
Frecuencia: Mensual
Propósito: Claridad de roles, estructura de comunicación, responsabilidad y colaboración entre funciones operativas.

👥 Responsabilidades por Rol

1. Brian – Soporte de Asistentes

• Supervisa el rendimiento de los asistentes y resuelve problemas antes de que escalen.

• Presente: Miércoles a Sábado.

• Informa a: Mel → Angel → Heather, Edy o Tyrone.

• Nota: Debe recibir primero la información de los asistentes antes de que escale a otros.

2. Angel – Líder de Piso

• Mantiene a los técnicos ocupados y gestiona la rotación del piso.

• Presente: Lunes a Sábado.

• Informa a: Mel → Jennifer → Brian.

• Necesita: Apoyo adicional en días con muchos servicios.

3. Edy – Encargada de Inventario

• Realiza inventario semanal y evita que se agoten suministros.

• Usa una hoja de cálculo propia (se compartirá).

• Quiere apoyo con esmaltes, cepillos y artículos de exhibición.

• Informa a: Maria → Mel → Tyrone.

• Proyecto: Agregar fotos a los productos para evitar errores en pedidos.

4. Heather – Soporte de Horarios

• Revisa el horario semanal y diariamente para prever necesidades de personal.

• Apoya cuando hay ausencias o cambios de turno.

• Se reúne con Mel: Dos veces por semana (Domingo y Miércoles).

• Informa a: Mel → Tyrone.

• Problema: Acceso limitado para hacer cambios desde dispositivos móviles.

⛔ Barrera: Manejo del Tiempo y Soak-Offs

• Los asistentes fueron elogiados en general, pero deben mejorar en el manejo del tiempo para soak-offs.

• Solución propuesta: Edy entrenará a Brian para que él pueda guiar a los asistentes en el ritmo y la secuencia del servicio.

📊 Estructura de Reportes

RolEstructura de ReporteSoporte de Asistentes (Brian)Primario: Mel → Suplente: Angel → Contactos Secundarios: Heather, Edy, TyroneLíder de Piso (Angel)Primario: Mel → Suplente: Jennifer → Contacto Secundario: BrianInventario (Edy)Primario: Maria → Suplente: Mel → Contacto Secundario: TyroneSoporte de Horarios (Heather)Primario: Mel → Suplente: Tyrone

✅ Lista de Tareas por Persona

Mel

• Reuniones dos veces por semana con Heather (Domingo y Miércoles).

• Crear un documento con los días que presentan brechas de cobertura.

• Apoyar a Angel con rotaciones del piso.

• Trabajar con Tyrone y Edy para optimizar el sistema de inventario.

• Reforzar estructura de responsabilidad con todo el equipo.

• Registrar en el sistema la rotación dominical de Edy.

Brian

• Reunirse con Edy para aprender sobre la organización y prioridades de los asistentes.

• Establecer revisiones periódicas con los asistentes.

• Asegurar que los asistentes comuniquen problemas directamente a él.

Angel

• Supervisar la organización del piso y mantener la rotación de técnicos.

• Solicitar apoyo cuando sea necesario.

• Coordinar deberes claramente con los técnicos.

• Usar a Brian como apoyo cuando lo necesite.

Edy

• Compartir su hoja de cálculo de inventario con Tyrone y Mel.

• Colaborar con Heather para incluir esmaltes y artículos de mostrador.

• Tomar/organizar fotos de productos para facilitar los pedidos.

• Cubrir un domingo al mes (previa programación).

Heather

• Coordinar revisiones de programación con Mel dos veces por semana.

• Auditar horarios semanal y diariamente.

• Mejorar coordinación de ausencias.

• Entrenarse con Edy sobre categorías de inventario y preparación de pedidos.

Tyrone

• Apoyar en la digitalización del sistema de inventario.

• Proveer respaldo en días con baja cobertura.

• Supervisar estructura de rendición de cuentas.

• Revisar el documento de Mel sobre brechas de cobertura y ayudar a diseñar el plan de apoyo.

🧠 Recordatorios Clave

• La reunión de líderes operativos será mensual.

• Se debe planificar con anticipación para los días con menos cobertura (especialmente domingos y martes).

• Todo el equipo debe utilizar la estructura de reportes y cumplir con su responsabilidad asignada.

• Cualquier necesidad de apoyo adicional debe documentarse y compartirse con Tyrone.